Die rennomierte Fachzeitschrift FOOD-SERVICE hat in der Ausgabe 12-2002 über unser Geschäftskonzept ausführlich berichtet.

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Zur besserern Lesbarkeit haben wir hier den Bericht nochmals als Text abgebildet:

Clevere Lösung:

Das Outsourcing des kaufmännischen Geschäftsverkehrs ist in der Individualgastronomie kaum verbreitet. Doch Wandel in der Gastronomie erzwingt neue Wege: Gestiegener Wettbewerb, explosive Kostensteigerungen sowie immer komplexer werdende rechtliche und betriebswirtschaftliche Aufgaben stellen gerade kleine und mittlere Betriebe vor große Herausforderungen. Einige starke Kölner Individualgastronomen haben dies erkannt und ihr Back-Office- Management an einen externen Profi übertragen. Ein ungewöhnlicher Schritt, doch ihre Erfahrungen sind durchweg positiv. 

Im Januar 2002 ging in der Kölner Innenstadt das Chez Chef an den Start: Das Bar-Restaurant in den hohen Hallen des ehemaligen Eichamtes ist nicht nur optisch ein Hingucker. Mit guter Küche, coolen Drinks und gekonntem Service hat sich das 120 Plätze-Lokal längst zu einem angesagten Szene-Treff entwickelt. Geschäftsführer Albert Frei managt den von 10 bis 1 Uhr geöffneten Betrieb mit insgesamt 22 Mitarbeitern. Den kaufmännischen Part hat er allerdings outgesourct. „Buchhalterisch bin ich nicht so fett“, gibt der Gastronom unumwunden zu. „Doch dieser Bereich ist unheimlich wichtig. Auch noch so gute Gastronomen scheitern heute oft an kaufmännischen Defiziten.“ Aus diesem Grunde hat Frei das Back-Office-Management des Chez Chef an Ralf Janssen übertragen: Der 36-jährige Betriebswirt für das Hotel- und Gaststättengewerbe, der selbst aus einer Unternehmerfamilie stammt,  kontrolliert in seinem externen Büro den gesamten Zahlungsverkehr und das Rechnungswesen, überwacht Wareneingänge, bereitet die Finanz- und Lohnbuchhaltung vor, verwaltet Personalakten, erledigt Behördengänge, pflegt Kontakte zu Zulieferern und Behörden und kümmert sich last but not least um die Korrespondenz. Für Albert Frei bedeutet dies im administrativen Bereich eine erhebliche Entlastung. „Durch das Ausgliedern der kaufmännischen Parts kann ich mich voll auf meine Aufgaben vor Ort konzentrieren. Außerdem spare ich eine Bürokraft, die in der Regel nicht über betriebswirtschaftliche Kenntnisse verfügt.“

Frei ist keineswegs der Einzige, der die Dienstleistung des externen Profis nutzt. Gegenwärtig betreut Janssen zehn höchst unterschiedliche Konzepte, hinter denen stets  erfolgreiche Individualgastronomen stehen. Herbrand’s, der größte Biergarten und Club Kölns (1.200 Outdoor-, 550 Indoor-Plätze, Jahresumsatz: 4,5 Mio. DM) gehört ebenso dazu wie das kleine, aber feine Restaurant Hase, der Spitzenitaliener Bellini oder die Tapas-Bar Pepe. Einer seiner ersten Kunden war Michael Holtmann, für den Janssen die erste Zertifizierung eines Restaurants in Deutschland nach DIN ISO 9000ff vorbereitete und seit 1995 den Back-Office-Service macht. Das Gros des kaufmännischen Schriftverkehrs von Holtmann kommt in einem von Janssen betreuten Postfach an. Der Betriebswirt bereitet Rechnungen zur Zahlung vor, bündelt sie und schickt die Übersichten zur Abstimmung an seinen Auftraggeber, der nur noch sein Okay geben muss. Außerdem übernimmt er die vorbereitende Buchführung für den Steuerberater. „Ich habe nicht mehr die Zeit, mich um alles richtig zu kümmern“, erklärt der vielbeschäftigte Inhaber von Holtmanns Restaurant. „Daher greife ich auf einen Profi mit Sachkenntnis zurück, den ich auf Honorarbasis bezahle. Die Lösung ist effizient und macht absolut Sinn:.“ Nachteile? „Man gibt natürlich einen wichtigen Part aus der Hand. Dies kann nur unter der Voraussetzung geschehen, dass untereinander ein absolutes Vertrauensverhältnis besteht.“ Bei Ralf Janssen ist dies der Fall, denn die beiden kennen sich schon lange. Von großem Vorteil ist, dass der gelernte Küchenmeister bereits von jung an in der Branche arbeitet, über lokale Markt- und Standortkenntnisse sowie Kontakte zu Lieferanten, Behörden und Banken verfügt. Als Koch sammelte er Berufserfahrung in der Sternegastronomie (Residence in Essen-Kettwig, Tantris auf Mallorca, Le Marron in Bonn). Nach Abschluss der Hotelfachschule übernahm er Führungspositionen in der Individual- und  Franchisegastronomie. Dort wurde übrigens die Idee geboren, die für System-Konzepte typische Betriebsorganisation auf Individual-Unternehmen zu übertragen.

„Ich kenne die Alltagsprobleme der Gastronomen“, sagt Janssen, dessen Geschäft ausschließlich über  Mund-zu-Mund-Propaganda gewachsen ist: Mit neun Dauer-Mandaten ist der keineswegs abgehoben wirkende Berater weitgehend ausgelastet. Zusammen mit einer Mitarbeiterin im Innendienst betreut er ausschließlich „Einzelkämpfer“. Gerade bei ihnen sieht er für seine Dienstleistung besonderen Bedarf. „Zunehmender Verdrängungswettbewerb und das Vordringen professioneller System-Konzepte, explosive Kostensteigerungen, unzureichende Ausstattungen mit Eigenkapital, die rigide Kreditvergabe der Banken und Brauereien sowie immer komplexer werdende rechtliche und kaufmännische Aufgaben beschleunigen den Rückgang der Individualgastronomie“, weiß der Betriebswirt, der sich als kritischer Gesprächspartner der Gastronomen in allen unternehmerischen Belangen versteht. Sein Fazit: „Wer mit dem Wandel des Marktes Schritt halten will, benötigt nicht nur ein gutes Konzept, sondern auch eine professionelle Betriebsorganisation.“

Doch daran hapert es in der Praxis häufig. Ab wann macht es Sinn, einen externen Profi ins Boot zu holen? „Ab einer Betriebsgröße von 20 bis 25 Mitarbeitern“, rät Michael Holtmann. Ab einer Umsatzgröße von 1 Mio. Euro, empfiehlt Janssen. Die Kosten für seine Dienstleistung beginnen bei 1.200 € pro Monat und richten sich letztlich danach, welche Aufgaben er übernimmt . „Ich arbeite sehr selbständig und sehe, was zu tun ist.“ Bei Bedarf arbeitet er auch konzeptionell, wie im Falle des Ristorante Balthasar in Köln-Klettenberg. Das Kneipenrestaurant, in Köln und Düsseldorf mit je einem Ableger vertreten, hat mit dem im Februar eröffneten dritten Betrieb einen ausgesprochenen Restaurant-lastigen Ableger bekommen. Janssen war nicht nur am Aufbau der gastronomischen Konzeption und Organisation beteiligt, sondern auch für Finanzierung und Pre-Opening-Management zuständig. „Früher habe ich alles selbst gemacht, aber mit dem 2. Lokal wurde es langsam zuviel“, sagt Geschäftsführer Karel Borgmann, der dem Wirtschaftberater bereits vor sechs Jahren die kaufmännische Organisation seiner Betriebe übertragen hat. „Ich habe die Sachen abgegeben, die ich nicht so gut kann und fahre gut damit. Außerdem profitieren wir von den Erfahrungen, die Ralf Janssen bei seinen unterschiedlichen Aufgaben macht.“


Die Beispiele zeigen, dass es lohnenswert ist, über ein Outsourcing der kaufmännischen Dienstleistung nachzudenken. Der Wandel in der Gastronomie erzwingt es,  herkömmliche Prozesse in Frage zu stellen und neue Wege zu beschreiten. Oder, wie Janssen sagt: „Wenn Individualgastronomen nicht bald betriebswirtschaftliches Know how einkaufen, wird es eng.“

Ulla Dammer für FOOD-SERVICE 12-2002

 

Bildunterschriften:

 

BU zu Ralf Janssen:

 „Es kann vorkommen, dass wir unseren Mandanten nicht das sagen, was sie hören wollen, sondern das, was sie wissen müssen, um erfolgreich zu bleiben“, sagt  Wirtschafts-Profi Ralf Janssen. Sein Tätigkeitsgebiet reicht von der kaufmännischen Betriebsorganisation  über Standortanalysen und Finanzierung bis hin zum Pre-Opening-Management.  Gegenwärtig betreut er in Köln zehn höchst unterschiedliche gastronomische Betriebe.

 

BU zu Chez Chef:

Erfolgreicher Newcomer: Das Anfang 2002 eröffnete Chez Chef in der Nähe des Kölner Mediaparks. Geschäftsführer Albert Frei hat den kaufmännischen Bereich einem externen Profi übertragen. „Dadurch kann ich mich voll auf meine Aufgaben vor Ort konzentrieren.“

 

BU zum Ristorante Balthasar:

Dritter Ableger einer kleinen Kneipenkette: Das Ristorante Balthasar in Köln-Klettenberg. Auch Geschäftsführer Karel Borgmann setzt auf Outsourcing: „Früher habe ich alles selbst gemacht. Dann habe ich die Sachen abgegeben, die ich nicht so gut kann. Das erspart uns viele Kosten.“